Esimiehen antaman palautteen perimmäinen tarkoitus on auttaa työntekijää tekemään paremmin työnsä ja kehittymään. Positiivinen palaute osoittaa, että esimies on huomannut onnistumisen. Se on tunnustusta hyvästä työstä sekä kannustamista ja innostamista yhä parempiin saavutuksiin.
Paitsi myönteistä palautetta työntekijä tarvitsee kehittyäkseen myös tietoa siitä, mikä vaatii korjaamista tai parantamista. Työssä on myös pidettävä tavoitteiden mukaista suuntaa ja tarvittaessa vahvistettava osaamista. Jatkuva palaute kuuluu tämän päivän työhön, eikä se ole vain esimiehen asia. Hyvässä työyhteisössä kaikki voivat antaa palautetta toisilleen. Miten palaute onnistuu, riippuu siitä, millaista keskinäinen vuorovaikutus on.
Vuorovaikutuksen ikuinen dilemma on, että se, mitä tarkoitamme sanoa, ei aina mene perille sellaisena. Vastaanottaja tulkitsee sanomaa oman kokemuksensa perusteella.
Jos vuorovaikutus tökkii, molemmat jäävät omien tulkintojensa varaan. Myönteinen palaute ei aiheuta vahinkoa, vaikka molemmat ymmärtäisivätkin saman asian eri tavalla. Ellei sitten palautteen saaja koe, ettei palaute ollut aitoa ja rehellistä, vaan esimerkiksi mairittelevaa tai manipuloivaa. Rakentava palaute sen sijaan vaatii antajaltaan enemmän taitoa kuin positiivinen. Saajan pitäisi kokea palaute itseään ja työtään todella kehittävänä. Sen varmistaminen edellyttää avointa dialogia. Esimieheltä vaaditaan hyviä vuorovaikutustaitoja ja tilannetajua. MITÄ kannattaa sanoa ja erityisesti MITEN kannattaa sanoa.
Ennen palautteen antamista esimiehen kannattaa tarkasti pohtia, mihin palautteen antaminen johtaa. Eli mitä tapahtuu palautteen antamisen jälkeen.
Hyvä palaute nostattaa saajassa halun kehittyä ja kasvaa. Sellainen palaute, jonka työntekijä kokee latistavana, ja joka saa hänet tuntemaan itsensä huonoksi, on väistämättä epäonnistunut. Voi syystä kysyä, mitä hyötyä palautteesta silloin on. Kaikki ei toki riipu esimiehen tavasta antaa palautetta. Työntekijän kokemukseen voi vaikuttaa huono itsetunto tai kyvyttömyys ottaa palautetta vastaan. Näin hän kuulee esimiehen sanat moittivana. Silti esimies voi monella tapaa pyrkiä välttämään tällaiset tilanteet omalla palautteen antamistavallaan.
Aidossa vuorovaikutustilanteessa voi osoittaa tunteita ja puhua niistä. Onnistunut vuorovaikutus jättää palautteen saajan kuitenkin hyvälle mielelle. Sellaiselle, että hän haluaa kehittää itseään työssään.
Seitsemän askelta rakentavan palautteen antamiseen
1. Osoita arvostusta
Hyvää vuorovaikutusta voi rakentaa silloin, kun ihmiset arvostavat toisiaan. Esimies on avainasemassa ja esimerkkinä muile. Kun hän osoittaa arvostusta työntekijää kohtaan, hän voi saada sitä myös takaisin. Arvostusta osoittaa myös rauhallisen ajan antaminen, niin ettei puhelin tai muu keskeytä palautteen antamista.
2. Opi tuntemaan jokainen ryhmän jäsen
Mitä paremmin esimies tuntee jokaisen, sitä paremmin hän voi sovittaa palautteen antamista henkilökohtaisesti. Se vaikuttaa myönteisesti palautetilaisuuteen.
3. Käy dialogista keskustelua, jossa kuunteleminen on pääosassa
Palaute edellyttää aina sellaista keskustelua, jossa palautteen vastaanottaja saa puhua, ja missä hän kokee tulevansa kuulluksi. Kuunteleminen mahdollistaa toiselle, että hän voi itse löytää omat kehittämiskohteensa. Yhteinen ymmärrys löytyy dialogin kautta.
4. Ole myötätuntoinen ja hyväksy tunteita
Aito kiinnostus ja halu auttaa työntekijää kehittymään antaa hyvän pohjan palautteelle. Hyvässä vuorovaikutussuhteessa sallitaan tunteiden osoittaminen. Kummankaan ei tarvitse vetää maskia kasvoilleen. Tunteet otetaan huomioon ja niistä voidaan puhua.
5. Säätele omaa käyttäytymistä toisen tilanteen mukaan
Vuorovaikutus vaatii esimieheltä kykyä asettua vastaanottajan asemaan ja säädellä omaa käyttäytymistään toisen tilanteelle sopivaksi.
6. Kiinnitä huomiota sanattomiin viesteihin
Vuorovaikutuksen onnistumisessa vaikuttavat sanojen lisäksi ilmeet, eleet, äänensävy ja tapa olla keskustelutilanteessa. Ne vaikuttavat molempien tulkintoihin. Omista maneereistaan ja niiden vaikutuksesta on hyvä olla tietoinen. Sitäkin puolta voi itsessään kehittää.
7. Suosi jatkuvan palautteen kulttuuria
Anna positiivista palautetta säännöllisesti ja usein. Tee siitä osa arkipäivän työtä. Huomaa pienikin hyvä. Harkitse tarkasti, milloin ja miten kannattaa antaa rakentavaa palautetta. Ota myös itse vastaan palautetta ja pyydä sitä toisilta. Rohkaise kaikkia kannustamaan toisiaan.
Samat keinot sopivat työyhteisön keskinäiseen palautteen antamiseen. Kun työkaveri antaa hyvää palautetta, se voi olla jopa vahvistampaa kuin esimiehen antamana. Vuorovaikutus on jatkuvaa opettelua ja oppimista. Juuri kun luulet oppineesi tuntemaan toisen ihmisen ja ymmärtämään hänen tapaansa käyttäytyä, hän toimiikin toisella tavalla. Tunteet ovat mukana jokaisessa vuorovaikutustilanteessa, ja niitä voi olla vaikea toisen ennakoida. Siksi jokainen tilanne on ainutlaatuinen ja kohtaaminen vaatii aina herkkyyttä.
Palautteen antajan vastuulla on antaa palaute niin, että se on hyödyllistä ja saajaa kohottavaa. Muuta tavoitetta työpaikan palautteen annolla ei kannata ollakaan.
Tilaa koulutusta johtamisesta, voimaannuttavasta työkulttuurista, itsensä johtamisesta ja työhyvinvoinnista. Kohota ihmisiä, ja lisää työyhteisön hyvinvointia ja toiminnan tuloksellisuutta. Täytä oheiset tiedot.
Seija Milicevic, WorkBest Oy 